مرحله امحاء : در این مرحله هدف از بین بردن اسناد غیر ضروری براساس مراحل اداری، یا وجود کنترل شدید در ایجاد اسناد و اتخاذ بهترین روش برای تشکیل پرونده، و استفاده از مناسب ترین تجهیزات است. درمرحله امحاء وظایف مدیران اسناد به شرح زیر است:
ایجاد واحد بایگانی راکد و تدوین مقررات آن تنظیم دستورالعمل های اجرایی برای مدیران قسمت های مختلف و جهت انتقال پرونده های راکد به بایگانی تعیین ارزشهای اولیه و استنادی اسناد هماهنگی با آرشیو ملی جهت ارزشیابی ثانویه و انتقال اسناد واجد ارزش دائمی به آرشیو ملی تعیین مدت زمان نگهداری اوراق و پرونده ها در دستگاه اخذ مجوز امحاء از شورای آرشیو اجرای مصوبات شورای آرشیو، جهت از بین بردن اوراق زائد